Botun çalışacağı platform sürekli açık olması lazım yanlız yoksa sana ne mesaj gelir ne bildirim
Php cron yapabilir.
Konu hakkinda bilgim yok ama smtp ile alakali cok dokuman ver nette bunlara bakabilirsin. Daha sonra belirli surelerde cron is parcacigi ile php dosyanizi run yapabilirsiniz. Sonra gelsin mailler :D