Mail Kutunuzla Aranızdaki Buzları Eritecek 10 Üretkenlik Uygulaması

Mail kutunuzla aranız limoni mi? WhatsApp ve Skype gibi anlık mesajlaşma uygulamaların üstümüze yapıştığından beri aramıza sıra dağların girdiğini kabul ediyorum. Ama mail hala bazılarımız için dijital iş dünyasının vazgeçilmezi. Amerika’da yapılan bir araştırmaya göre; profesyonel çalışanların bir gününün ortalama yüzde 6.3’ü Mail kutusuyla geçiyormuş. Biz düz hesap yüzde ona yuvarlasak, nereden baksanız günlük 45 dakikamız mail kutumuzla birlikte havaya uçabiliyor.

Eğer kendinize her gün fazladan zaman ayırmak ve havaya uçup giden zamanı amorti etmek istiyorsanız harekete geçmeniz şart. Daha hızlı yazmaya çalışmanız işe yarayabilir. Yine de biz bilimin, ilimin ve teknolojinin bize sunduğu o parlak fikir ampulünün mahsüllerinden faydalanalım. Mail kutunuzla aranızdaki buzları eritmek mi istiyorsunuz? Tamam, o zaman bu 10 üretkenlik uygulaması işinize yarayabilir:

1- Gmail Metrics

Hemen burun kıvırmaya gerek yok. Mail’ler ile bu kadar zaman harcıyorsanız, nerede hatalı olduğunuzu bulmak için bir istatistik servisinden faydalanabilirsiniz. Gmail Metrics, sorunları çözmemiz için nokta atışı veriler sunuyor. Mesela;

• Bir maili yanıtlamanız kaç dakika sürüyor?
• Günde, haftada veya ayda kaç mail alıyor veya gönderiyorsunuz?
• Gönderdiğiniz mailler ortalama kaç kelimeden oluşuyor?
• Aynı metrikler çalışanlar veya ekibinizdeki kişiler için ne durumda?

Gibi onlarca faydalı veriye ulaşabilirsiniz. Eğer bu verileri biraz irdelerseniz, belki verimlilik uygulamalarına gerek kalmadan sorunun nerede olduğunu anlayabilirsiniz.

❱❱ Gmail Metrics’e ulaşmak için tıklayın

İlginizi Çekebilir!

Ordu'da İnternet Kullanımı Bedava

Ordu Büyükşehir Belediyesi, yeni bir hizmeti devreye aldı. Büyükşehir Belediye Başkanı Enver Yılmaz, ücretsiz internet ağının Ordu’da yaşayan vatandaşlara hizmet verdiğini açıkladı. Enver Yılmaz ayrıca, Türkiye’deki en büy...

2- UnrollMe

Maillerinize ayırdığınız sürenin ne kadarını pazarlama, reklam, bilgilendirme veya üye olduğunuz için kayıt olduğunuz posta servislerinden alıyorsunuz? Ben 29 tanesini alıyormuşum. Bu sağlayıcılardan her biri haftada en iyi ihtimalle 2 mail gönderse posta kutumda bir haftada 58 adet fazlalık mail olacak. Şayet ortalama 3 mail gönderildiğini kabul edersek haftalık 87 gereksiz maili silmek için zaman ayırmam gerekiyor.

UnrollMe; Gmail, Yahoo, Outlook, iCloud veya AOL hesabınızla kullanabildiğiniz bir otomatik e-posta bülteni iptal etme aracı. İtiraf edelim, çoğumuz kayıt olduğunuz mail aboneliklerimizi iptal etmeye yanaşmayız. Bazen üşenir bazen “şu an” onun için yeteri kadar zamanımızı olmadığını düşünürüz. Biz bunları düşünürken gereksiz mailler zamanımızı sünger gibi emer.

UnrollMe ücretsiz bir servis fakat limitsiz maili iptal etmek için istedikleri bir bağlantıyı Facebook hesabınızda paylaşmanız gerekiyor. (Paylaşım gizlilik ayarını “sadece ben” yaparak bu engeli aşabilirsiniz. Türkçesi yok olm, neden paylaşayım duvarımda?)

❱❱ UnrollMe’ye ulaşmak için tıklayın

3- Boomerang

Boomerang ileri tarihte mail gönderme ve mail hatırlatma gibi şık özellikler sunan bir mail takibi aracı. Bazen bilgisayarın başında olmayacağımız zamanlar için mail göndermemiz gerekiyor. Bu tarz durumlarda Boomerang’ın yardımına başvurabiliriz.

Boomerang’ı basit bir araç olmaktan çıkaran ise geri dönüş özelliği. Bu özellik sayesinde “Boomerang” olarak atadığınız bir mail hakkında otomatik hatırlatmalar hazırlayabilirsiniz.

Farzedelim ki bir müşterinize fiyat teklifi gönderdiniz. 1 hafta boyunca cevap gelmezse mail gönderdiğinizi unutacaksınız. Boomerang’ladığınız maillerinizi spesifik bir zamanda cevap gelmemesi halinde size hatırlatılmasını sağlayabilirsiniz. Bekleyin bizi rahatsız edilmekten hoşlanmayan müşteriler, biz geliyoruz!

❱❱ Boomerang’a ulaşmak için tıklayın

4- Gmail için iOS Uygulaması

Bir Gmail ve iPhone kullanıcısıysanız, Apple Mail’i kullanmaya hemen ara vermelisiniz! Apple Mail’in işlevsel olduğunu kabul ediyorum ancak Gmail için iOS uygulaması gerçekten işleri hızlandırıyor (göz kanatan beyaz ağırlıklı tasarımına rağmen).

Tek bir dokunuşla mailleriniz yanıtlamaya hazır hale geliyor ve hızlandırılmış cevaplar sayesinde “He ya he.” Gibi hazırladığınız şablonlarla gündelik hayatın göbeğindeyken maillerinizi yanıtlayabiliyorsunuz. Siz yine de kimseyi “He ya he” diye yanıtlamayın. Yoksa aile bireylerinizi içeren uzuun mailler alabilirsiniz.

❱❱ Gmail için iOS uygulamasını indirmek için tıklayın

5- FollowUpThen

FollowUpThen tıpkı #3 numaradaki Boomerang’a benzeyen bir mail takibi aracı. Mailleriniz için pratik hatırlatmalar kurmak istiyorsanız, FollowUpThen’den yardım alabilirsiniz. Bu aracı kullanarak en önemli konuşmalarınızı “yarın” veya “3 gün sonra” gibi pratik zaman filtrelerinden geçirerek, otomatik şekilde size hatırlatılmasını sağlayabilirsiniz. Yine FollowUpThen’i kullanarak ileri zamalı bir tarihe maillerinizi planlayabilirsiniz. Boomerang ile frekansınız uyuşmadıysa fakat fikri beğendiyseniz, belki FollowUpThen’i denemek isteyebilirsiniz.

❱❱ FollowUpThen’e ulaşmak için tıklayın

6- IFTTT

IFTTT’yi daha önceden duymuş olduğunuzu tahmin ediyorum. IFTTT ile çeşitli uygulamala ve cihazlar için karşılaştırmalı atamalar yapabiliyoruz. Uygulamanın işlevi, İngilizce açılımında olduğu üzere “if this, then that” yani; “Bu olduysa, bu olacak” şeklinde.

IFTTT’nin geniş destek yelpazesine sayesinde maillerinizi otomatikleştirerek filtreleyebilir, harici bir uygulama kullanmaya gerek kalmadan hatırlatmalar oluşturabilirsiniz.

❱❱ IFTTT’ye ulaşmak için tıklayın

7- SaneBox

SaneBox, mail üretkenliği işinde Stratosferi arşınlamış bir internet girişimi. Yapay zeka teknolojisiyle desteklenen SaneBox, tüm geçmiş maillerinizi analiz ettikten sonra hangi maillerin gereksiz olduğunu saptayıp hepsini SaneBox adında tek klasör altına taşıyor.

“İyi de önemli mailler kaynarsa ne olacak?” Dediğini duyar gibiyim. SaneBox’ın bunun için de geliştirdiği basit bir çözüm var. Kaynayan mailleri bir kere gelen kutusuna taşıdığınızda SaneBox bu maillere hallenmeyi bırakıyor. Yukarıdaki birçok mail uygulamasında olduğu üzere SaneBox; mail hatırlatma, mail zamanlama gibi daha nice kapsamlı özelliğe sahip. SaneBox’un çapraz platformlu olarak tüm cihazlardan kullanılmasıysa işin balı kaymağı oluyor.

❱❱ SaneBox’a ulaşmak için tıklayın

8- Text Expander

Text Expander’a daha önce farklı listelerimizde değinmiş ve bunun size neler katabileceğinden bahsetmiştim. Klavye kullanım rutinimizin büyük bir kısmını aynı şeylerden oluşur. İsim soyismi, site adresi yazmak, banka hesap bilgisi vermek, sıradan geri cevaplama mesajları, adres vb. gibi listeyi sonsuza kadar uzatabiliriz.

Text Expander ile bu tekrarlı sözcük, cümle veya HTML kodlarına bir kısaltma atıyorsunuz. Mesela klavyeden mmml yazdığımda Text Expander bunu hemen mail adresim olan; ornekmail@wmaraci.com adresine dönüştürüyor. Bu şekilde kısaltmalar yardımıyla aynı şeyleri tekrar etmekten kurtuluyor, kendinize zaman kazandırıyorsunuz. Maillerde çoğu zaman aynı tekrarları yaptığımız için Text Expander harika bir alternatif.

(Text Expander ücretli bir yazılım ve yıllık lisans karşılığında satıldığı için size uymayabilir. Fiyatı da dolar bazında olduğu için biraz yüksek. Dolayısıyla alternatiflerine de bakmanızı öneririm.)

❱❱ Text Expander’a ulaşmak için tıklayın

9- The Email Game

Maillerimizi okurken sanki biri arkamızdan “Hadi goççum! Sadece 62 tane daha yanıtlaman gereken mail var. Yürü be, kim tutar seni!” diye gaz verse, mailleri daha iyi okumaz mıydık? The Email Game size gaz vermiyor ama mail okuma işini oyunlaştırarak onlarca maili aradan çıkarmanıza yardımcı oluyor.

Normal zamanda birkaç mail ayıklamak için The Email Game’e ihtiyaç duymayabilirsiniz. Fakat tatilden döndüğünüzde veya uzun süre kontrol etmediğinizde Halkalı çöplüğüne dönen mailleriniz için The Email Game’in oyunlaştırma yöntemi işe yarayabilir.

❱❱ The Email Game’e ulaşmak için tıklayın

10- Inbox Pause

Bazen mail yığınlarından kurtulmanın en iyi yolu onları “Pause” yapmak olabilir. Inbox Pause sizin belirlediğiniz zaman diliminde gelen kutunuzu Pause’layarak size mail atan kişilere otomatik yanıt postası gönderiyor. Aslında bunu basit bir e-posta istemcisi kullanarak da yapabilirsiniz. Yine de maillerinizi sadece Web sürümü üzerinden kontrol ediyorsanız, o zaman Inbox Pause’u kullanmak isteyebilirsiniz.

Klasik bir mail yönlendirme servisi olarak çalışan Inbox Pause, mail adresinize gelen mailleri sizin belirlediğiniz otomatik yanıta göre cevaplıyor. Eğer acil maillerin gözden kaçmaması gerekiyorsa size gelen mailleri, bir veya birden fazla ekip arkadaşınıza yönlendirebiliyor. Mailler ile bunalım yaşayanların Inbox Pause’da veya en azından mail yönlendiricisi fikrinden faydalanacağını düşünüyorum.

❱❱ Inbox Pause

Hepsine baktınız, bir kısmını denediniz ama mail kutunuzla aranızdaki buzlar erimedi mi? Olsun. İşe yarar mı bilmem ama duman veya WhatsApp’ı deneyebilirsiniz :)